L’obiettivo perseguito dal presente protocollo è quello di regolamentare il processo di ricezione e gestione delle segnalazioni e di informare adeguatamente tutti i destinatari della disciplina dettata in materia, affinché ne sia assicurato il pieno rispetto, prendendo le mosse dalla normativa in materia di Whistleblowing.
Con la L. n. 190/2012 è stata prevista, nel nostro ordinamento, una misura finalizzata a favorire l’emersione di fattispecie di illecito, nota nei paesi anglosassoni con il termine di Whistleblowing. In seguito, il legislatore è intervenuto con la L. n. 179/2017 recante “Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato”, regolamentando gli strumenti a tutela del dipendente segnalante illeciti e, al contempo, introducendo anche nel settore privato la disciplina relativa alla presentazione e gestione delle segnalazioni Whistleblowing. Successivamente, la materia ha subito importanti modifiche ad opera del D. Lgs. N. 24/2023, che ha introdotto una serie di obblighi per le imprese, allo scopo di fornire maggiori protezioni a tutti i soggetti che segnalino violazioni di cui siano venuti a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro.
Jungle Srl (di seguito anche “JUNGLE” o la “Società”) non rientra tra i soggetti obbligati dalla normativa sopra citata, tuttavia ha inteso implementare il presente protocollo al fine di istituire un canale interno per agevolare le segnalazioni relative a irregolarità, effettive o sospette, circa la conduzione delle attività aziendali, tutelando la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della documentazione allegata.
Destinatari del presente protocollo sono:
Il presente protocollo deve essere oggetto di ampia comunicazione, sia verso i dipendenti sia verso i collaboratori, così da diventare un costante riferimento nelle attività aziendali della Società.
In particolare, ai fini dell’attuazione del protocollo, devono essere effettuate adeguate sessioni formative ed informative nei confronti del personale.
L’obiettivo perseguito dal presente protocollo è quello di:
La presente procedura ha, altresì, lo scopo di disciplinare le modalità di accertamento della validità e fondatezza delle segnalazioni e, conseguentemente, di intraprendere le azioni correttive e disciplinari opportune a tutela della Società.
I segnalanti definiti dal presente documento sono:
Le segnalazioni possono riguardare le situazioni in cui il segnalante agisca a tutela di un interesse non personale e che attengano a pericoli ovvero a rischi che coinvolgano la Società, di cui il Segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo di JUNGLE.
Nello specifico, possono essere oggetto di segnalazione:
Le condotte illecite segnalate, comunque, devono riguardare situazioni di cui il soggetto sia venuto direttamente a conoscenza “in ragione del rapporto di lavoro”, dunque non soltanto quanto si è appreso in virtù delle proprie specifiche funzioni, ma anche notizie che siano state acquisite in occasione e/o a causa dello svolgimento delle proprie attività aziendali, seppure in modo casuale.
La segnalazione non può, invece, riguardare lamentele o rimostranze di carattere personale del segnalante, a titolo esemplificativo le contestazioni, le rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale, che attengono esclusivamente ai rapporti individuali di lavoro della persona segnalante.
La segnalazione deve essere il più possibile chiara, esaustiva e circostanziata e deve fornire tutti gli elementi utili a consentire le dovute verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza di quanto segnalato.
A tal fine, la segnalazione deve contenere, preferibilmente, le seguenti informazioni:
a) le generalità del soggetto segnalante, con indicazione della qualifica o posizione professionale;
b) una chiara e dettagliata descrizione dei fatti, precisi e concordanti, oggetto di segnalazione e delle modalità con le quali se ne è avuta conoscenza;
c) le circostanze di tempo e di luogo in cui si sono verificati i fatti oggetto della segnalazione;
d) le generalità, il ruolo (qualifica, posizione professionale o servizio in cui svolge l’attività) o altri elementi che consentono di identificare il soggetto o i soggetti cui attribuire i fatti segnalati;
e) l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
f) l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza dei fatti riportati;
g) ogni altra informazione che possa fornire utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.
Sebbene siano preferibili le segnalazioni trasmesse in forma non anonima, sono ammesse anche le segnalazioni anonime e cioè prive di elementi che consentano di identificarne l’autore, purché siano adeguatamente dettagliate e circostanziate ed in grado di far emergere situazioni e fatti determinati. Esse sono prese in considerazione solo qualora risultino puntuali, circostanziate e supportate da idonea documentazione e non appaiano prima facie irrilevanti, destituite di fondamento o di contenuto palesemente diffamatorio. Resta fermo il requisito della veridicità dei fatti o situazioni segnalati, a tutela del denunciato.
Ogni soggetto di cui al punto 6 che, durante l’attività lavorativa, rilevi un presunto illecito o inadempimento delle norme legislative, regolamentari, statutarie o contenute nelle procedure e nei protocolli aziendali, che possano danneggiare clienti, colleghi, altri soggetti terzi o in generale la reputazione della Società, lo può segnalare mediante l’apposito canale di segnalazione.
JUNGLE, infatti, ha predisposto un canale di segnalazione interno, che consente di garantire la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
Nello specifico, le segnalazioni possono essere effettuate:
La Società ha individuato la figura deputata a ricevere e gestire le segnalazioni nella persona del suo CEO.
Le segnalazioni ricevute vengono gestite in autonomia, nel rispetto del principio della riservatezza, effettuando ogni attività ritenuta opportuna per la valutazione della segnalazione, inclusa l’eventuale audizione del segnalante o dei soggetti che possono riferire sui fatti segnalati.
Nello specifico, al ricevimento della segnalazione, il gestore si impegna al fine di assicurare sia un’efficiente e tempestiva gestione della segnalazione stessa sia la tutela delle persone segnalanti.
Il gestore della segnalazione è tenuto a:
In primo luogo, il gestore effettua una valutazione sulla sussistenza dei requisiti essenziali della segnalazione, al fine di valutarne l’ammissibilità e poter quindi accordare al segnalante le tutele previste.
In particolare, la segnalazione può essere ritenuta inammissibile per:
Nel caso in cui la segnalazione risulti improcedibile o inammissibile, il gestore può procedere all’archiviazione della stessa, specificandone le ragioni.
Nel caso di ricezione di segnalazioni anonime, il gestore si impegna a registrarle e a conservare la documentazione ricevuta affinché, qualora il segnalante anonimo venga successivamente identificato e abbia subito ritorsioni, allo stesso siano garantite le tutele previste.
Una volta valutata l’ammissibilità della segnalazione, il gestore avvia l’istruttoria interna sulle condotte o sui fatti segnalati per valutare la sussistenza degli stessi.
Per lo svolgimento dell’istruttoria, il gestore può avviare un dialogo con il segnalante, chiedendo allo stesso chiarimenti, documenti e informazioni ulteriori, sempre tramite le modalità sopra descritte o anche di persona. Ove necessario, può avvalersi del supporto e della collaborazione delle funzioni aziendali di volta in volta competenti e, all’occorrenza, di consulenti esterni specializzati nell’ambito della segnalazione ricevuta, avendo comunque cura che non sia compromessa la tutela della riservatezza dei soggetti coinvolti.
Una volta completata l’attività di accertamento, il gestore:
In ogni caso, gli sviluppi e gli esiti del procedimento sono comunicati tempestivamente al segnalante.
Qualora le indagini portino a ritenere necessaria una sanzione disciplinare nei confronti del segnalato, il gestore informa la funzione competente affinché valuti il provvedimento più adeguato, da applicare nel rispetto della disciplina sul diritto del lavoro e dei contratti collettivi di lavoro adottati dalla Società. L’iter disciplinare, eventualmente da avviare, è stabilito dalla Direzione Generale con l’eventuale supporto del Responsabile di funzione.
Inoltre, in relazione alla natura della violazione accertata, oltre a condividere gli esiti con le funzioni, organi e strutture aziendali competenti, resta salva la facoltà di presentare denuncia all’Autorità Giudiziaria.
Il gestore rendiconta periodicamente le segnalazioni ricevute, le eventuali irregolarità accertate ed i relativi provvedimenti assunti.
Qualora la segnalazione sia presentata ad un soggetto diverso dal gestore delle segnalazioni, laddove il segnalante dichiari espressamente di voler beneficiare delle tutele previste dal Protocollo o, comunque, tale volontà sia desumibile dalla segnalazione effettuata, la segnalazione deve essere trasmessa, entro sette giorni dal suo ricevimento, al gestore, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.
Inoltre, nello specifico caso in cui ricorra un’ipotesi di conflitto di interesse, ovvero nei casi in cui il gestore della segnalazione coincida con il segnalante, con il segnalato o sia comunque una persona coinvolta o interessata alla segnalazione, la segnalazione può essere indirizzata ad uno dei Responsabili di funzione.
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(1) Si precisa che il “riscontro” può consistere nella comunicazione dell’archiviazione, nell’avvio di un’inchiesta interna ed eventualmente nelle relative risultanze, nei provvedimenti adottati per affrontare la questione sollevata, nel rinvio a un’autorità competente per ulteriori indagini. Il riscontro può altresì avere carattere meramente interlocutorio; gli esiti saranno comunque comunicati tempestivamente al segnalante.
Tutti i soggetti coinvolti nel Processo di segnalazione hanno l’obbligo di garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e delle informazioni ricevute, nonché di qualsiasi altro elemento della segnalazione dal cui disvelamento si possa dedurre direttamente o indirettamente l’identità del segnalante.
Difatti, le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.
L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi direttamente o indirettamente tale identità non possono essere rivelate senza il consenso espresso della stessa persona segnalante a persone diverse da quelle competenti a ricevere o dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati sulla base della normativa vigente.
L’identità del segnalante viene protetta sia in fase di acquisizione della segnalazione che in ogni contesto successivo alla stessa, anche quando la segnalazione avvenga in forma orale.
Nell’ambito del procedimento penale, l’identità della persona segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’art. 329 c.p.p.
Nell’ambito del procedimento dinanzi alla Corte dei conti, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria.
Nell’ambito del procedimento disciplinare, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione, e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità (in caso contrario, resta ferma, sussistendone i presupposti, la facoltà di procedere con la denuncia all’Autorità giudiziaria).
È comunque dato avviso al segnalante, mediante comunicazione scritta, delle ragioni della rivelazione dei dati riservati.
La segnalazione è sottratta al diritto di accesso agli atti amministrativi previsto dagli artt. 22 e seguenti della legge 241/1990. Il documento non può, pertanto, essere oggetto di visione né di estrazione di copia da parte di richiedenti, ricadendo nell’ambito delle ipotesi di esclusione di cui all’art. 24, comma 1, lett. a), della l. n. 241/90 s.m.i.
Inoltre, la riservatezza è garantita anche a soggetti diversi dal segnalante, quali il facilitatore che assiste il segnalante, la persona segnalata (c.d. persona coinvolta), nonché le persone menzionate nella segnalazione o nella divulgazione pubblica (es. persone indicate come testimoni).
Nei confronti del segnalante non è consentita né tollerata alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria, diretta o indiretta, per motivi collegati direttamente o indirettamente alla segnalazione. Per misure discriminatorie o ritorsive s’intendono, a titolo esemplificativo, le azioni disciplinari ingiustificate, i demansionamenti senza giustificato motivo, le molestie sul luogo di lavoro e ogni altra forma di ritorsione che determini condizioni di lavoro disagevoli o intollerabili.
Tali forme di tutele operano nei confronti:
Il soggetto che ritenga di aver subito una discriminazione per il fatto di aver segnalato un illecito o irregolarità deve informare, in modo circostanziato, il gestore che, nel caso di riscontro positivo, segnala l’ipotesi di discriminazione alle strutture, funzioni o organi competenti.
JUNGLE si riserva il diritto di adottare gli opportuni provvedimenti e/o azioni nei confronti di chiunque ponga in essere atti ritorsivi o discriminazioni, dirette o indirette, nei confronti del segnalante per motivi collegati alla segnalazione.
Le tutele non sono garantite nei casi in cui sia accertata la responsabilità del segnalante per i reati di calunnia o diffamazione, nei casi di dolo o colpa grave. In tali ipotesi, la Società potrà procedere nei confronti del segnalante comminando al medesimo le sanzioni disciplinari, o le misure sanzionatorie, ritenute opportune. Inoltre, nel caso in cui il segnalante sia corresponsabile del fatto oggetto della segnalazione se ne terrà conto ai fini della valutazione della proporzionalità e della sanzione da applicare nel caso specifico.
Al fine di garantire la tracciabilità dell’attività d’indagine relativa ad ogni segnalazione, il gestore si riserva di archiviare tutta la documentazione relativa alle segnalazioni, garantendo la riservatezza dei dati.
Le segnalazioni, interne ed esterne, e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza.
I dati personali dei segnalanti, dei segnalati e di tutti i soggetti eventualmente coinvolti, acquisiti in occasione della gestione della segnalazione, saranno trattati nel rispetto delle normative vigenti in materia di protezione dei dati personali e, in ogni caso, in linea con le previsioni del GDPR.
In particolare, JUNGLE, quale titolare del trattamento dei dati, garantisce che il medesimo sarà effettuato al solo fine di dare attuazione al presente protocollo e, quindi, per la corretta gestione della segnalazione, nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità degli interessati con particolare riferimento alla riservatezza ed alla sicurezza dei dati.
Il trattamento dei dati, pertanto, avverrà:
I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.
JUNGLE assicura la diffusione del presente Protocollo a tutti i destinatari mediante la pubblicazione dello stesso sul sito internet aziendale e sull’intranet aziendale e tramite diffusione nelle bacheche aziendali. Cura, altresì, le azioni necessarie all’attuazione del presente Protocollo ed i rapporti con la società civile per la promozione e la cultura della legalità, anche attraverso specifici progetti di sensibilizzazione e comunicazione.
L’attuazione del Protocollo nei confronti dei consulenti esterni e dei fornitori può essere garantita, ove necessario, attraverso la previsione di specifiche clausole contrattuali.
Per tutto quanto non previsto nel presente Protocollo, si rimanda ai Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro applicati da JUNGLE ed al Sistema Sanzionatorio interno alla Società.